Tradução da revista CEO Today*
Seja jovem ou velho, vivemos em um mundo em rápida “digitalização”, no qual dispositivos conectados à Internet estão transformando nossas vidas de maneiras que poucos de nós poderiam imaginar apenas algumas décadas atrás.
Empresas e outras organizações que buscam operar de forma otimizada nesse novo ecossistema digital estão se beneficiando – e enfrentando – uma enorme profusão de novas tecnologias, lutando para competir com seus rivais em mercados combativos. Isso geralmente é feito empurrando o envelope da eficiência, simplificando qualquer processo que possa se tornar mais enxuto e rápido.
Um elemento-chave para alcançar essas eficiências é a tendência crescente de não usar papel.
Neste artigo, explicaremos algumas das principais maneiras pelas quais se tornar paperless – um termo que geralmente tem a automação no centro de seu propósito – beneficia empresas, grandes e pequenas.
Gestão contábil e documental melhoradas
Com o crescimento das opções de pagamentos acelerando a cada ano, manter o controle dos fluxos de dinheiro dos fornecedores, criação de contas e questões como reconciliação e relatórios tornaram-se uma tarefa consideravelmente mais complicada. Já se foram os dias em que as pessoas faziam pagamentos principalmente com dinheiro ou cheque. Na era da internet, diferentes fornecedores podem preferir diferentes métodos de pagamento digital, desde aplicativos de pagamento ponto a ponto, como o Venmo, até cartões virtuais e transações Automated Clearing House (ACH).
São muitas batidas no teclado e no papel para enfrentar.
O software de contas a pagar de ponta, no entanto, fornece uma solução completa para cada uma dessas tarefas laboriosas e demoradas, geralmente reduzindo o tempo de processamento convencional baseado em papel de uma empresa em 65%. Com assistentes virtuais inteligentes integrados ao software, a entrada manual de dados é eliminada. Além disso, toda a documentação torna-se digitalizada, garantindo total visibilidade e rastreabilidade de todos os pontos da conta por meio de acesso eletrônico centralizado a faturas, aprovações, status de pagamentos, lançamentos e trilhas de auditoria.
Ferramentas colaborativas: a arte de compartilhar conhecimento entre colaboradores
As empresas bem-sucedidas precisam que seus funcionários acompanhem os novos desenvolvimentos, incluindo conhecimento atualizado de novas estratégias. Quando informações importantes são rabiscadas em vários cartões de anotações e dada a propensão de nós, meros humanos, a cometer erros, esse sistema está apenas pedindo problemas. O papel desaparece, acaba em mãos erradas, é facilmente destruído ou acidentalmente fica na pasta de um funcionário ocupado em vez de ser encaminhado a outro colega que precisa ser atualizado imediatamente.
As ferramentas de colaboração digital resolvem todas essas falhas baseadas em papel de uma só vez, melhorando o trabalho em equipe e facilitando o compartilhamento eficiente de conhecimento com todas as partes certas. Como a Forbes observou recentemente: “As ferramentas online permitem que os funcionários compartilhem documentos, pastas e projetos usando um sistema eficiente. Os funcionários podem colaborar na nuvem em vez de esperar que os colegas de trabalho lhes entreguem arquivos em papel.”
Salvamento automatizado
A maioria das empresas teve a experiência mortificante de destruir acidentalmente ou perder um documento crucial em papel antes de ser copiado ou arquivado. Mudar para um sistema eletrônico de manutenção de registros, no entanto, garante que esses percalços terrivelmente embaraçosos (e desanimadores) nunca mais aconteçam. Um sistema de registro eletrônico automatizará o salvamento de vários backups digitais do documento principal, todos os quais podem ser salvos com segurança na nuvem. E o processo de backup pode ser agendado automaticamente, eliminando imediatamente a necessidade de backups manuais demorados e propensos a erros.
Segurança de dados
Os documentos eletrônicos podem satisfazer as necessidades dos clientes mais cautelosos de privacidade e segurança de seus dados, graças ao software de assinatura eletrônica de primeira linha projetado expressamente com acessibilidade para pequenas empresas.
Essa tecnologia fornece camadas de segurança em torno dos dados do cliente que as pequenas empresas que não fizeram a transição para o escritório sem papel podem invejar. Para dizer o mínimo, essa segurança digital sofisticada é muito mais inexpugnável do que um arquivo de metal com chave. Os sistemas de armazenamento de registros eletrônicos geralmente vêm com segurança de criptografia em nível bancário.
Também é possível dar a cada funcionário acesso apenas às informações específicas de que precisam para sua função. É assim que um consultório médico, por exemplo, pode garantir que as recepcionistas tenham acesso muito limitado a históricos médicos sensíveis – enquanto os médicos têm acesso total.
Com os dados armazenados em um sistema de nuvem criptografado com segurança, mesmo que as instalações de sua empresa estejam sujeitas a um desastre natural, como uma inundação ou um incêndio, você não perderá nem um pingo de informação crucial.
Poupança de custos
As pequenas empresas que hesitam sobre os custos de investimento da tecnologia para uma operação sem papel podem ficar tranquilas. Os processos automatizados economizam custos de mão de obra, tempo e suprimentos de escritório recorrentes, como cartuchos de tinta e papel, ou atualização de fax, fotocópias ou máquinas de impressão.
Descobertas recentes sugeriram que nos primeiros seis meses sem papel, 28% das empresas analisadas no estudo garantiram um retorno total de seu investimento na tecnologia. Outros 59% fizeram isso em menos de 12 meses, enquanto 84% conseguiram isso em 18 meses.
Conclusão
Muitas empresas não dão o salto completo para um ambiente sem papel em um único pulo. Em vez disso, eles adotam uma abordagem passo a passo, após o que veem em primeira mão as economias e eficiências que esse software de automação pode oferecer.
E eles tendem a não olhar para trás.
